タスク管理は、仕事や勉強、家事など、日々のさまざまな活動を効率的にこなすために必要なスキルです。しかし、なんでも後回しにしてしまう人は、タスク管理が苦手で、締め切りに追われたり、やりたいことができなかったりすることが多いでしょう。そこで、この記事では、なんでも後回しにしてしまう人がタスク管理をマスターするための5つのコツを紹介します。これらのコツを実践すれば、あなたもタスク管理の達人になれるかもしれません。
1. やりたくないことや難しいことを先延ばしにしない
やりたくないことや難しいことを先延ばしにするのは、自分の中でメリットやデメリットのイメージをつくりにくいためです。つまり、そのタスクをやったらどんな良いことがあるのか、やらなかったらどんな悪いことが起こるのか、自分にとって重要ではないと感じてしまうのです。その結果、やる気が出ずに、他の気分転換や楽しいことに時間を使ってしまいます。
このような先延ばし癖を改善するためには、以下のような方法が有効です。
- 成功したときや失敗したときの自分を具体的に想像する。例えば、「このレポートを提出すれば、上司から褒められて昇進のチャンスが増えるかもしれない」「このレポートを提出しなければ、上司から叱られて降格されるかもしれない」というように、自分の将来に影響する可能性を考えることで、そのタスクの重要性や緊急性を高めることができます。
Backlogのメモ機能を使って、成功した時の予想をメモに残しましょう。
例えば
- 「レポートを提出すれば、上司から褒められて昇進のチャンスが増えるかも」と、上司からの褒め言葉や昇進の通知などを想像して、メモに書き込もう。
- 「このレポートを提出しなければ、上司から叱られて降格されるかもしれない」と上司からの叱責や降格の通知などを想像して、メモに書いておこう
課題を完了したら、メモやファイルを見直して、自分の想像と現実のギャップを確認することで、自分の仕事への評価や反省を行うことができます。
＞Backlogを使ってみる
- 締め切りや報酬などの外的な動機づけを設定する。例えば、「このレポートは明日までに提出しなければならない」「このレポートを提出したら、自分へのご褒美として好きな映画を見る」というように、自分にプレッシャーやインセンティブを与えることで、そのタスクを優先的に行うように促すことができます。
2. 口癖のように言い訳をしない
言い訳をするのは、自分の責任を回避しようとする心理から生じます。つまり、自分は悪くなくて、環境や他人が悪いと思い込もうとするのです。その結果、自分の問題点や改善点に目を向けずに、同じ失敗を繰り返してしまいます。
このような言い訳癖を改善するためには、以下のような方法が有効です。
- 自分の口癖に気づく。例えば、「でも」「だって」「仕方ない」「時間がない」「やる気が出ない」などの否定的な言葉をよく使っているとしたら、それは自分が言い訳をしている証拠です。自分の言葉に注意を払うことで、自分の心理状態や態度に気づくことができます。
- 口癖を変える。例えば、「でも」「だって」などの否定的な言葉を「だから」「それで」などの肯定的な言葉に置き換えることで、自分の行動を変えるきっかけをつくることができます。例えば、「でも、このレポートは難しすぎる」と言うのではなく、「だから、このレポートにはもっと時間をかけて丁寧にやろう」と言うように、自分に対してポジティブなメッセージを送ることです。
3. 忘れ物を防ぐようにToDo管理をする
頭の中にあるタスクリストを整理しないと、忘れ物やミスが起こりやすくなります。つまり、自分が何をやらなければならないか、どの順番でやるべきか、どれくらいの時間がかかるか、などの情報が曖昧になってしまうのです。その結果、タスクの優先度や重要度がわからずに、無駄な時間や労力を使ってしまいます。
このような忘れ物癖を改善するためには、以下のような方法が有効です。
- トラッキングアプリや付箋などのツールを使って、タスクを可視化する。例えば、「今日やるべきこと」「今週やるべきこと」「今月やるべきこと」などのカテゴリーに分けて、タスクを書き出すことで、自分が抱えているタスクの全体像を把握することができます。
- タスクに優先順位をつける。例えば、「緊急かつ重要」「緊急ではないが重要」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」という4つの領域にタスクを分類することで、自分が最優先にすべきタスクを見極めることができます。
4. 小さな一歩から始める
タスクが大きすぎたり、難易度が高すぎたりすると、始める前から挫折してしまうことがあります。つまり、自分がそのタスクを完了できるかどうかに不安や恐怖を感じてしまうのです。その結果、タスクに取り組む気力や集中力が低下してしまいます。
このような挫折癖を改善するためには、以下のような方法が有効です。
- タスクを小さく分割する。例えば、「レポートを書く」という大きなタスクを「テーマを決める」「資料を集める」「構成を考える」「文章を書く」「校正する」という小さなタスクに分けることで、自分がそのタスクに対処できるという自信
を持つことができます。 - 最初は簡単なことから始める。例えば、「テーマを決める」という小さなタスクから始めることで、自分がそのタスクに取り組んでいるという実感を得ることができます。これは、自分の脳に報酬を与えることで、やる気を高める効果があります。
goblin.toolsというツールを使うと、大まかなタスクをAIを使って小さいタスクに自動で分割できる機能があります。
例えば、このツールの「Add new item」に書いて、青い鉛筆のようなボタンをクリックすると「トピックを選ぶ」「必要な情報を収集する」「イントロダクションを書く」といった章タスクが自動的にできあがります。さらにこのタスクそれぞれにも鉛筆ボタンが表示されていて、「トピックを選ぶ」をさらに細かいタスクに分割することもできます。
5. 仲間や家族に協力してもらう
タスクを一人で抱え込まずに、周りの人に相談したり、助けてもらったりすることで、負担を軽減することができます。また、仲間や家族に宣言したり、報告したりすることで、自分に責任感や義務感を持たせることもできます。つまり、自分だけではなく、他人の期待や評価も意識することで、そのタスクに対するモチベーションやコミットメントを高めることができます。
このような協力癖を身につけるためには、以下のような方法が有効です。
- 友達や同僚と一緒にタスクに取り組む。例えば、「レポートを書く」というタスクを友達や同僚と分担して行うことで、自分の負担を減らすだけでなく、他人の意見やアドバイスを得ることもできます。これは、自分の視野や知識を広げることで、そのタスクの質や効率を向上させる効果があります。
- 親やパートナーにタスクの進捗や成果を報告する。例えば、「レポートを書いたら、親やパートナーに見せてフィードバックをもらう」というように、自分のタスクに関心を持ってくれる人に報告することで、自分の成長や達成感を共有することができます。これは、自分の自尊心や自己効力感を高めることで、そのタスクに対する満足度や継続性を高める効果があります。
以上が、なんでも後回しにしてしまう人がタスク管理をマスターするための5つのコツです。これらのコツは、すぐに実践できるものばかりです。あなたも今日から一つずつ試してみてください。タスク管理は、単に時間や仕事の管理ではなく、自分の人生の管理でもあります。自分の人生をより良くするために、今日から一歩ずつ前進しましょう。
コメント