Notionとは、ノートやドキュメント、データベースなどを自由に組み合わせて、あらゆる情報を管理できるオールインワンのツールです。Notionは非常に柔軟性が高く、自分の好みや目的に合わせてカスタマイズできます。そのため、Notionはタスク管理にも最適なツールと言えます。
しかし、Notionは機能が豊富すぎるため、初心者にとっては使い方がわかりにくいと感じるかもしれません。また、Notionには多くの優れたタスク管理のテンプレートがありますが、それらをそのままコピーしても、自分のニーズに合わない場合や操作方法が理解できない場合があります。
そこで、この記事では、Notionを全く知らない人でも簡単にタスク管理ができる方法をステップバイステップ方式で説明します。具体的には、以下の内容を紹介します。
- Notionの基本的な使い方
- Notionでタスク管理用のテーブルを作成する方法
- Notionでタスク管理用のテーブルをカスタマイズする方法
- Notionでタスク管理用のテーブルを活用する方法
これらの内容を理解すれば、Notionで自分だけのタスク管理システムを構築できるようになります。それでは、早速始めましょう。
Notionでタスク管理をはじめよう
この章では実際にタスク管理を始めたい方に、ステップバイステップ方式で構築方法をご説明いたします。なお、次の章「Notionの基本的な使い方」ではNotionがはじめての方を対象に使い方を詳しく説明しています。こちらもぜひご参照ください。
- Notionにアカウントを作成し、ログインします。ブラウザからでもアプリからでも利用できます。
- 新しいページを作成します。左サイドバーの「新規ページ」をクリックします。
- ページのタイトルを入力します。例えば「タスク管理」とします。
- ページの本文にカーソルを合わせて「/」を入力すると、ブロックのメニューが表示されます。ここから「テーブルビュー」を選択します。
- テーブルが作成されます。デフォルトでは「名前」「タグ」の2つの列がありますが、必要に応じて追加や削除ができます。
- タスク管理に必要な列を設定します。例えば以下のような列を追加してみましょう。
- 「ステータス」：タスクの状態を表す列です。プロパティタイプは「セレクト」にし、オプションとして「未着手」「進行中」「完了」などを設定します。
- 「期限」：タスクの期限を表す列です。プロパティタイプは「日付」にし、時間も指定できるようにします。
- 「優先度」：タスクの優先度を表す列です。プロパティタイプは「セレクト」にし、オプションとして「高」「中」「低」などを設定します。色も変更できます。
- 「担当者」：タスクの担当者を表す列です。プロパティタイプは「ユーザー」にし、自分やチームメンバーを選択できるようにします。
- タスク管理に不要な列を削除します。例えば以下のような列は削除しても良いでしょう。
- 「タグ」：タスクに付けるラベルですが、カテゴリーや優先度などと重複する場合は不要です。
- タスク管理に役立つ列を追加します。例えば以下のような列は追加すると便利です。
- 「プロジェクト」：タスクが属するプロジェクト名を表す列です。プロパティタイプは「セレクト」にし、オプションとして「A」「B」「C」などのプロジェクト名を設定します。これにより、タスクをフィルターやソートして、特定のプロジェクトに関連するものだけを表示できます。
- 「見積もり」：タスクにかかる時間の見積もりを表す列です。プロパティタイプは「数値」にします。これにより、タスクの見積もり時間や合計時間を計算できます。
- 「実績」：タスクに実際にかかった時間を表す列です。プロパティタイプは「数値」にします。これにより、タスクの実績時間や合計時間を計算できます。
- 「メモ」：タスクに関するメモやコメントを表す列です。プロパティタイプは「テキスト」にし、自由に入力できるようにします。これにより、タスクの詳細やフィードバックを記録できます。
以上で、Notionでタスク管理を自分で構築する方法の説明を終わります。Notionは柔軟にカスタマイズできるツールなので、あなたのニーズに合わせて最適なテーブルを作成してみてください。
Notionの基本的な使い方
この章では、タスク管理に限らずNotionの基本的な使い方について説明します。Notionはブラウザからでもアプリからでも利用できますが、ここではブラウザ版を例にします。
アカウントの作成とログイン
Notionを使うには、アカウントを作成する必要があります。[公式サイト]からメールアドレスやパスワードを入力してサインアップできます。また、GoogleやAppleなどのアカウントでログインすることも可能です。
アカウントを作成したら、ログインしてください。ログインすると、以下のような画面が表示されます。
この画面はダッシュボードと呼ばれ、あなたが作成したページや共有されたページなどが一覧表示されます。左サイドバーには、「検索」や「更新一覧」、「設定」などのメニューがあります。「検索」はあなたが作成したページすべてからキーワード検索できる機能です。「更新一覧」では、あなたが作成したページや共有されたページの更新履歴が確認できます。「設定」では、あなたのアカウントの設定（ワークスペース名）の設定を変更できるほか、Notionで利用する言語の切り替えなどができます。
ページの作成と編集
Notionでは、あらゆる情報をページという単位で管理します。ページはノートやドキュメントだけでなく、データベースやカレンダー、ボードなどの様々な形式で作成できます。ページの作成と編集の方法は以下の通りです。
- ページの作成：新しいページを作成するには、左サイドバーの「新規ページ」をクリックします。すると、ページのタイトルを設定できる画面が表示されます。
- ページの編集：作成したページの本文にカーソルを合わせて「/」を入力すると、ブロックのメニューが表示されます。ブロックとは、Notionでページを構成する要素のことで、テキストや見出し、画像や動画、リストや表などがあります。ブロックのメニューから好きなブロックを選択して、ページに追加できます。また、ブロックはドラッグアンドドロップで移動やサイズ変更ができます。さらに、ブロックにカーソルを合わせて右クリックすると、色やフォント、インデントなどの設定ができます。
以上で、Notionの基本的な使い方について説明しました。次に、Notionでタスク管理用のテーブルを作成する方法について説明します。テーブルとは、Notionでデータベースを作成するためのブロックの一種です。テーブルでは、行と列の形式でデータを入力や表示ができます。テーブルの作成と設定の方法は以下の通りです。
- テーブルの作成：新しいページを作成したら、ページの本文にカーソルを合わせて「/」を入力して、ブロックのメニューを表示します。ここから「テーブルビュー」を選択します。
- テーブルビューが作成されるとすぐに「データソースを選択する」という画面に切り替わります。今回ははじめての利用を想定しているので、好きな名前を入力して新規作成しましょう。
- テーブルの設定：作成したテーブルは、デフォルトでは「名前」「タグ」の2つの列があります。これらの列は、必要なければ削除できますし、名前の変更や新しい列の追加もできます。列を追加するには、テーブルの右端にある「+」ボタンをクリックして、新しい列を作成します。
- 列を削除するには、列のタイトルをクリックして、「プロパティを削除」を選択します。列を変更するには、列のタイトルをクリックすると表示される入力フォームから編集します。「プロパティを編集」を選択するとデータの種類など細かな設定を編集できます。
以上で、Notionでタスク管理用のテーブルを作成する方法について説明しました。次に、Notionでタスク管理用のテーブルをカスタマイズする方法について説明します。テーブルをカスタマイズするとは、テーブルに入力したデータをフィルターやソートや集計などの機能を使って、自分の目的に合わせて表示や分析することです。テーブルをカスタマイズする方法は以下の通りです。
- フィルター：テーブルに入力したデータの中から、特定の条件に合うものだけを表示する機能です。フィルターを使うには、テーブルの右上にある「フィルター」ボタンをクリックして、フィルターの条件を設定します。
例えば、「ステータス」が「未着手」であるタスクだけを表示したい場合は、以下のようにフィルターを設定します。
- ソート：テーブルに入力したデータを、特定の列の値に基づいて、昇順や降順に並べ替える機能です。ソートを使うには、テーブルの右上にある「並べ替え」ボタンをクリックして、ソートの基準と順序を設定します。
例えば、「優先度」が「高」から「低」であるタスクを優先的に表示したい場合は、以下のようにソートを設定します。
以上で、Notionでタスク管理用のテーブルをカスタマイズする方法について説明しました。次に、Notionでタスク管理用のテーブルを活用する方法について説明します。テーブルを活用するとは、テーブルに入力したデータを、他の形式やビューで表示したり、他のページやツールと連携したりすることです。テーブルを活用する方法は以下の通りです。
- ビューの切り替え：テーブルに入力したデータを、他の形式で表示する機能です。ビューの切り替えを使うには、テーブルの右上にある「…」ボタンをクリックして、「レイアウト」選びます。ビューには、「テーブル」「ボード」「カレンダー」「リスト」「ギャラリー」「タイムライン」の6種類がありますが、ここでは「カレンダー」を例にします。
「カレンダー」は、タスクの期限や予定をカレンダー形式で表示するビューです。「カレンダー」を選択すると、以下のようにカレンダーが表示されます。
- ページのリンク：テーブルに入力したデータを、他のページと関連付ける機能です。ページのリンクを使うには、テーブルの任意のセルにカーソルを合わせて「@」を入力して、リンクしたいページの名前を入力します。例えば、「使ってみる」というページはアカウントを作成したときに自動的に作成されているページですが、名前の列に「@使ってみる」と入力すると、このページへのリンクが作成されます。これにより、タスクとプロジェクトの関係性を明確にできます。
以上で、Notionでタスク管理用のテーブルを活用する方法について説明しました。
まとめ
この記事では、Notionでタスク管理を自分で構築する方法をステップバイステップ方式で説明しました。Notionは非常に柔軟性が高く、自分の好みや目的に合わせてカスタマイズできるツールです。そのため、Notionはタスク管理だけでなく、他の用途にも応用できます。例えば、Notionでは以下のようなこともできます。
- ノートやドキュメントを作成して整理する
- データベースやカレンダーなどで情報を管理する
- ボードやギャラリーなどでアイデアや画像を可視化する
- タイムラインやマップなどで計画や場所を把握する
- 他のユーザーやツールと情報を共有や連携する
Notionはあなたの創造力や生産性を高めるための最高のパートナーです。ぜひ、Notionで自分だけの情報管理システムを作成してみてください。もし、Notionの使い方についてもっと知りたい場合は、[公式サイト]や[ブログ]などを参考にしてください。それでは、楽しいNotionライフをお楽しみください。
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