プロジェクトが遅延するのは自分のせいじゃない！仕事ができない上司との付き合い方とタスク管理術

こんにちは。エンジニアのあなたは、自分の仕事に対して責任感が強く、個人のタスク管理はできていると思います。しかし、プロジェクトが遅延してしまうことに悩んでいませんか？もしかしたら、その原因は自分ではなく、上司にあるかもしれません。

上司がプロジェクトマネジメントが苦手で、部下に目的やスコープ、スケジュール、予算などの基本的な情報を明確に伝えられなかったり、プロジェクトの進捗状況や問題点、リスク要因などを定期的に報告されなかったり、プロジェクトの品質や納期、コストなどの評価基準や指標を設定されなかったりすることがあります。また、上司が理系でもなく、筋道立てて部下に説明することができず、どんぶり勘定で指示を出したり、うまくいかないと感情的に怒り出したりすることもあります。

このような上司との付き合い方とタスク管理術について、今回はご紹介したいと思います。この記事を読んで、「そうなんです。私の悩みはこれなんです」と感じてもらえたら嬉しいです。

1. 上司とのコミュニケーションを改善する
2. 自分のタスク管理を効率化する
3. 自分のストレスをコントロールする
まとめ

1. 上司とのコミュニケーションを改善する

上司がプロジェクトマネジメントが苦手で感情的な人であっても、部下は上司とコミュニケーションを取ることを諦めてはいけません。コミュニケーションはプロジェクトの成功に欠かせない要素です。部下は上司とコミュニケーションを取るときに、以下のような方法を試してみてください。

上司から指示を受けたときは、目的やスコープ、スケジュール、予算などの基本的な情報を確認する。もし不明確な点があれば、具体的に質問する。これは、プロジェクトの立ち上げフェーズで行うべきことですが、もし不十分な場合は後からでも確認することが重要です。
上司に対して、自分のタスクの進捗状況や問題点、リスク要因などを定期的に報告する。これは、プロジェクトの管理/監視フェーズで行うべきことですが、もし不十分な場合は後からでも改善することが重要です。
上司に対して、自分のタスクの品質や納期、コストなどの評価基準や指標を設定してもらうように依頼する。これは、プロジェクトの完結/終結フェーズで行うべきことですが、もし不十分な場合は後からでも確認することが重要です。
上司に対して、自分の意見や提案を伝えるときは、根拠や理由を具体的に示す。上司の考え方や判断力を認める言葉で伝える。上司の感情や立場に配慮する。
上司に対して、笑顔や挨拶を見せる。上司の話に興味を持って聞く。上司に感謝や謝罪を伝える。

これらの方法は、上司とのコミュニケーションを改善するために有効です。上司とのコミュニケーションを改善することで、プロジェクトの目標やスコープ、スケジュール、予算などの基本的な情報を明確にすることができます。また、プロジェクトの進捗状況や問題点、リスク要因などを定期的に報告することで、プロジェクトの管理/監視を効果的に行うことができます。さらに、プロジェクトの品質や納期、コストなどの評価基準や指標を設定することで、プロジェクトの完結/終結を確実に行うことができます。そして、自分の意見や提案を伝えることで、プロジェクトの改善や創造性を高めることができます。最後に、笑顔や挨拶を見せることで、上司との関係性や信頼性を高めることができます。

上司とのコミュニケーションを改善するために有効な方法をいくつかご紹介しましたが、上司のタイプによっては、これらの方法だけでは十分ではない場合もあります。例えば、上司が理論的な考え方に批判的で、グラフや表を使うことで印象が悪くなってしまうという場合はどうでしょうか？このような人は昔からの商人気質を持った人で、直感的にお金で換算することに長けた人かもしれません。このような場合は、上司を感情的に訴える方法が必要です。そのような方法は以下の通りです。

上司のニーズや欲求に応えること。上司は昔からの商人気質なところがあるということなので、自分の目的や提案がどのように上司の利益や目標に貢献するかを具体的に示すことが重要です。例えば、「この目的に変更すると、売上が〇％増える」「この提案を実行すると、コストが〇％削減できる」といった具合に、数字や事実を用いて上司の感情に訴えかけることができます。
上司の感情や立場に配慮すること。上司は理論的な考え方に批判的なので、自分の目的や提案を伝えるときは、上司の考え方や判断力を認める言葉で伝えることが重要です。例えば、「あなたはこの業界で長年経験を積んでおられるので、私よりもよくご存知だと思いますが」「私はあなたのおっしゃることにも賛成ですが、もう少し改善できる点があると思います」といった具合に、上司の感情や立場を尊重することで、反発を減らすことができます。
上司に対話的な姿勢で臨むこと。上司は感情的な人なので、自分の目的や提案を一方的に押し付けるのではなく、上司の反応や質問に丁寧に答えることが重要です。例えば、「この目的や提案について、どう思われますか？」「この目的や提案に対して、何かご意見やご質問はありませんか？」といった具合に、上司に対話を求めることで、関係性を築くことができます。

このように、上司のタイプに応じて、コミュニケーションの方法を工夫することが重要です。上司とのコミュニケーションを改善することで、プロジェクトの成功に近づくことができます。

2. 自分のタスク管理を効率化する

上司がプロジェクトマネジメントが苦手で感情的な人であっても、部下は自分のタスク管理を効率化することを怠ってはいけません。タスク管理は自分の仕事の質や効率に直結する要素です。部下は自分のタスク管理を効率化するために、以下のような方法を試してみてください。

自分のタスクを明確に定義する。自分が何をするべきか、いつまでにするべきか、どれくらいの時間や資源が必要かを明確にする。
自分のタスクを優先順位付けする。自分が何から手をつけるべきか、どれが重要か、どれが緊急かを判断する。
自分のタスクを計画する。自分がいつ何をするか、どれくらいの時間や資源を使うか、どんな問題やリスクがあるかを計画する。
自分のタスクを実行する。自分が計画した通りにタスクを実行する。もし計画通りにいかない場合は、原因や対策を考えて修正する。
自分のタスクを評価する。自分がタスクを完了したら、その結果や効果、反省点や改善点を評価する。

これらの方法は、自分のタスク管理を効率化するために有効です。自分のタスク管理を効率化することで、自分の仕事の質や効率を向上させることができます。また、自分のタスク管理を効率化することで、上司からイレギュラーなタスクを指示されたり全体的にプロジェクトの進行が遅れてしまっても対応できる柔軟性や対処力を身につけることができます。そして、自分のタスク管理を効率化することで、上司に自分の仕事ぶりや成果をアピールすることができます。

3. 自分のストレスをコントロールする

上司がプロジェクトマネジメントが苦手で感情的な人であっても、部下は自分のストレスをコントロールすることを忘れてはいけません。ストレスは自分の健康や幸福に影響する要素です。部下は自分のストレスをコントロールするために、以下のような方法を試してみてください。

自分の課題と上司の課題を分けて考える。自分の課題は上司からの指示を期日を守ってこなすことであり、上司の課題はグループ全体のタスクをきちんと割り当てることである。部下はプロジェクト全体について心配しないようにする。
自分の仕事以外の時間を有効に使う。趣味や運動などでリラックスしたり、家族や友人などで癒されたりする。自分の好きなことや楽しいことを見つけて楽しむ。
自分の仕事に対するモチベーションを高める。自分の仕事に対する意義や価値を見出す。自分の仕事に対する目標や挑戦を設定する。自分の仕事に対する成果や成長を認めて褒める。

これらの方法は、自分のストレスをコントロールするために有効です。自分のストレスをコントロールすることで、自分の健康や幸福を向上させることができます。また、自分のストレスをコントロールすることで、上司から感情的に怒られたりイレギュラーなタスクを指示されたりしても対応できる冷静さや忍耐力を身につけることができます。