タスク管理で失敗しがちな人がうまくできるようになるために心がけるべき5つのこと

タスク管理は仕事や勉強、生活の効率化や目標達成に欠かせないスキルです。しかし、タスク管理を上手くできない人も多くいます。新しいタスクが見つかると、タスク管理していた他のタスクに興味がなくなってしまうような人は、どうすれば改善できるのでしょうか？

この記事では、タスク管理で失敗しがちな人がうまくできるようになるために心がけるべき5つのことを紹介します。これらのことを実践すれば、タスク管理の効果を高めることができます。

タスク管理の方法やツールを見直す
タスクの優先順位を定期的に見直す
タスクを小さく分割する
タスクに報酬や罰則を設定する
タスクの進捗状況を共有する

それでは、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

1. タスク管理の方法やツールを見直す
2. タスクの優先順位を定期的に見直す
3. タスクを小さく分割する
4. タスクに報酬や罰則を設定する
5. タスクの進捗状況を共有する
まとめ

1. タスク管理の方法やツールを見直す

タスク管理の方法やツールは、自分の仕事や生活の特性や好みに合わせて選ぶことが大切です。タスク管理が苦手な人は、自分に合わない方法やツールを使っている可能性があります。その場合、タスク管理が煩雑に感じられたり、モチベーションが下がったりすることで、新しいタスクに興味が移ってしまいます。

そこで、自分に合ったタスク管理の方法やツールを探してみましょう。例えば、以下のような方法やツールがあります。

リスト型：ToDoリストやチェックリストなど、タスクをリスト化して管理する方法です。シンプルでわかりやすいですが、優先順位や期限などを考慮する必要があります。
カレンダー型：GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなど、カレンダー上にタスクを入力して管理する方法です。日時や期間を視覚的に把握できますが、細かいタスクは入りきらない場合があります。
ボード型：TrelloやAsanaなど、ボード上にカードや列を作ってタスクを管理する方法です。タスクの進捗状況や担当者などを一目で確認できますが、操作に慣れる必要があります。
マトリックス型：緊急度と重要度の2軸でタスクを分類して管理する方法です。優先順位を明確にできますが、判断基準が曖昧な場合もあります。
ポモドーロテクニック：25分間集中してタスクをこなし、5分間休憩するというサイクルを繰り返す方法です。集中力を高めることができますが、タスクの見積もりが難しい場合もあります。

これらの方法やツールの中から、自分に合ったものを選んでみましょう。また、複数の方法やツールを組み合わせて使うこともできます。例えば、リスト型とカレンダー型を併用して、タスクの内容と期限を管理するというようにです。

2. タスクの優先順位を定期的に見直す

タスク管理で失敗しがちな人は、タスクの優先順位を見直さないことが多いです。新しいタスクが入ってきたときに、それが既存のタスクよりも重要性や緊急性が高いかどうかを判断し、必要に応じて優先順位を変更することが大切です³。優先順位を見直さないと、本来やるべきタスクが後回しになり、期限に間に合わなくなる可能性があります。

タスクの優先順位を見直すためには、以下のような方法があります。

ABC法：タスクにA（最優先）、B（次点）、C（最低）の3段階のラベルを付けて管理する方法です。Aから順番にタスクを消化していきます。
アイゼンハワーのマトリックス：前述したマトリックス型の方法です。緊急度と重要度の2軸でタスクを分類し、それぞれ以下のように対処します。
- 緊急かつ重要：すぐに自分で行う
- 緊急だが重要でない：他人に任せる
- 緊急でないが重要：後で自分で行う
- 緊急でも重要でもない：行わない
パレートの法則：全体の80%の成果は全体の20%の努力から生まれるという法則です。タスクの中から成果に大きく貢献する20%のタスクを優先的に行います。

これらの方法を使って、タスクの優先順位を定期的に見直しましょう。また、優先順位を見直す際には、自分の目標や期限、状況なども考慮することが重要です。

3. タスクを小さく分割する

タスク管理で失敗しがちな人は、タスクを大きく捉えすぎることが多いです。例えば、「レポートを書く」というタスクは、実際には「テーマを決める」「資料を集める」「構成を考える」「文章を書く」「校正する」など、複数の小さなタスクから構成されています。タスクを小さく分割することで、進捗状況がわかりやすくなり、達成感も得られます。また、小さなタスクは時間を見積もりやすく、計画的に進めることができます。

タスクを小さく分割するためには、以下のような方法があります。

SMART法：タスクを具体的（Specific）、測定可能（Measurable）、達成可能（Achievable）、関連性の高い（Relevant）、期限のある（Time-bound）の5つの要素で設定する方法です。例えば、「レポートを書く」というタスクを「今週金曜日までに、テーマは〇〇、字数は3000字以上、資料は5つ以上を参照するという条件で、レポートを書く」というタスクにするというようにです。
WBS法：Work Breakdown Structureの略で、タスクを階層的に分解して管理する方法です。例えば、「レポートを書く」というタスクを「テーマを決める」「資料を集める」「構成を考える」「文章を書く」「校正する」というタスクに分割し、さらにそれぞれのタスクを細分化していくというようにです。

これらの方法を使って、タスクを小さく分割しましょう。また、タスクを分割する際には、自分の能力や時間、環境なども考慮することが重要です。

4. タスクに報酬や罰則を設定する

タスク管理で失敗しがちな人は、タスクに対するモチベーションが低いことが多いです。新しいタスクに興味が移ってしまう原因のもう一つは、既存のタスクに対する報酬や罰則がないことかもしれません。タスクに報酬や罰則を設定することで、モチベーションを高めることができます。例えば、以下のような方法があります。

自己報酬法：タスクを完了したら、自分へのご褒美として好きなことをする時間や物などを設ける方法です。例えば、「レポートを書き終えたら、好きな映画を見る」というようにです。
自己罰則法：タスクを完了しなかったら、自分への罰として嫌いなことをする時間や物などを設ける方法です。例えば、「レポートを書き終えなかったら、掃除をする」というようにです。
公開宣言法：タスクの内容や期限などを周囲に公開して宣言する方法です。周囲からの評価や期待がプレッシャーとなり、モチベーションが上がります。例えば、「レポートは今週金曜日までに書き終えます」とSNSやメールなどで宣言するというようにです。

これらの方法を使って、タスクに報酬や罰則を設定しましょう。また、報酬や罰則は自分の性格や目標に合わせて選ぶことが重要です。

5. タスクの進捗状況を共有する

タスク管理で失敗しがちな人は、タスクの進捗状況を共有しないことが多いです。新しいタスクが入ってきたときに、それが自分だけでなくチームやプロジェクト全体に関係するものであれば、その進捗状況を周囲と共有することが必要です。進捗状況を共有しないと、他のメンバーの作業や調整に支障をきたすことがあります。

タスクの進捗状況を共有するためには、以下のような方法があります。

デイリースクラム：毎日決まった時間に、チームメンバーが集まって、昨日やったこと、今日やること、困っていることなどを報告する方法です。タスクの進捗状況や問題点を素早く共有できます。
週報：毎週決まった曜日に、自分のタスクの進捗状況や成果物などを上司や関係者に報告する方法です。タスクの評価やフィードバックを得られます。
プロジェクト管理ツール：前述したボード型のツールなど、プロジェクト全体のタスクの進捗状況や担当者などをオンラインで管理する方法です。タスクの状況や変更点をリアルタイムで確認できます。

これらの方法を使って、タスクの進捗状況を共有しましょう。また、進捗状況を共有する際には、正確かつ分かりやすく伝えることが重要です。