指示する側も指示される側も気持ちよく働ける、無理のないタスク管理法をご紹介します。
こんにちは。この記事を読んでくださっているあなたは、タスク管理に悩んでいるビジネスマンの方ではないでしょうか。タスク管理というと、簡単そうに見えて、実はとても難しいものですよね。特に、指示する側と指示される側の関係がうまくいかないと、仕事がはかどらなかったり、ストレスが溜まったりすることもあります。
そこで、この記事では、タスク管理と阿吽の呼吸というテーマで、指示する側と指示される側が互いに信頼し合って協力することの大切さを伝えたいと思います。阿吽の呼吸とは、お互いの意思や感情を言葉にしなくても分かり合えるような関係のことです。この記事を読んでいただければ、阿吽の呼吸で仕事がはかどるコツが分かるようになるはずです。
この記事を書いた私は、以前ディレクターとして働いていた経験があります。ディレクターというと、プロジェクトの進行や品質を管理する役割で、エンジニアやデザイナーなどのメンバーに対してタスクやスケジュールを決めたり、指示したりすることが多いです。しかし、その際に、自分の思い通りにならなかったり、メンバーから不満や反発を受けたりすることもありました。そんな時に参考にしたのが、[ディレクションは突き詰めると「阿吽の呼吸」が理想形になるのかもしれない論。]という記事です。この記事では、ディレクションと阿吽の呼吸の関係を実体験をもとに噛み砕いて説明しています。私はこの記事を読んで、自分のディレクションの仕方を見直すきっかけになりました。
そこで今回は、この記事を引用しながら、タスク管理と阿吽の呼吸についてお話したいと思います。日曜日の夜に読んでもらえるように、明るく前向きなトーンで書きますね。それでは早速始めましょう。
「阿吽の呼吸」とは何か
「阿吽の呼吸」とは、2人以上で何かをする際に息が合っている様子を表す言葉です。「阿」は始め、「吽」は終わりを意味し、万物の始まりと終わりを表しています。「阿吽の呼吸」があるということは、言葉がなくても意思の疎通ができており、タイミングや間合いがお互いに一致している状態です。例えば、家族や友人、恋人などの関係では、「阿吽の呼吸」があると感じることがありませんか？相手の気持ちや考えを察して行動したり、相手と同じことを同時に言ったりしたりすることがありませんか？それは、「阿吽の呼吸」があるからです。
「阿吽の呼吸」があれば、タスク管理もスムーズになります。指示する側も指示される側も、お互いの目標や期限や優先順位や役割などを共有しており、それぞれが何をすべきかを理解しています。また、お互いにフィードバックや評価を行い、改善点や課題点を明確にします。これらのことによって、指示する側も指示される側もストレスや不満を感じずに済みます。では、「阿吽の呼吸」があるチームや組織は、どんな効果を得られるのでしょうか？
「阿吽の呼吸」の効果
「阿吽の呼吸」があるチームや組織は、成果を出しやすいことが実際の事例やデータで示されています。例えば、Googleが行った「Project Aristotle」という研究では、チームの成果に影響する要因を調査した結果、「心理的安全性」という概念が最も重要であることが分かりました。「心理的安全性」とは、チームメンバーが自分の意見や感情を自由に表現できる環境であり、失敗や批判を恐れずにリスクを取ったり、新しいことに挑戦したりできる状態です。「心理的安全性」が高いチームは、「阿吽の呼吸」があるチームと言えます。彼らは、お互いに信頼し、尊重し、協力し合っています。
「阿吽の呼吸」があるチームや組織は、メンバー同士の信頼関係が強く、モチベーションや満足度が高いことも心理学的な観点から説明できます。人間は社会的な動物であり、他者との関係性によって自分のアイデンティティや価値観を形成します。他者から認められたり、支持されたりすることで、自己効力感や自尊感情が高まります。逆に、他者から無視されたり、否定されたりすることで、自己効力感や自尊感情が低下します。「阿吽の呼吸」があるチームや組織では、メンバーはお互いに認め合い、支持合います。その結果、メンバーは自分の仕事に対して意義や責任を感じ、やりがいや楽しさを感じます。
「阿吽の呼吸」があるチームや組織は、変化に対応しやすく、柔軟性や創造性が高まることも経営学的な観点から説明できます。ビジネスの世界では、常に変化や不確実性に直面しています。市場のニーズや競合の動向などに応じて、タスクやスケジュールを変更しなければならないこともあります。「阿吽の呼吸」があるチームや組織では、メンバーはお互いに情報を共有し、意見を交換し、合意を形成します。その結果、メンバーは変化に対して柔軟に対応し、新しいアイデアや解決策を生み出します。
タスク管理と阿吽の呼吸の関係
まずはじめに、タスク管理において、指示する側と指示される側が互いに信頼し合って協力することが重要であることを述べたいと思います。タスク管理とは、仕事を効率的かつ効果的に遂行するために、必要な作業や期限や責任者などを明確にすることです。しかし、タスク管理は単に作業を割り振るだけではなく、作業を行う人の能力や状況やモチベーションなどを考慮することも必要です。そうしないと、作業が遅れたり、品質が低下したり、人間関係が悪化したりする恐れがあります。
では、どうすればタスク管理を上手に行えるのでしょうか。ここで参考にしたいのが、前述した[ディレクションは突き詰めると「阿吽の呼吸」が理想形になるのかもしれない論。]という記事です。この記事では、ディレクションとは、指示する側と指示される側が阿吽の呼吸で仕事を進めることだと定義しています。阿吽の呼吸とは、お互いの意思や感情を言葉にしなくても分かり合えるような関係のことです。この記事では、ディレクションと阿吽の呼吸の関係を以下のように説明しています。
で、ここまでの概念をベースとして、それを突き詰めていくと、タイトルの「阿吽の呼吸」にいきつくなーというのが今回の結論です。
つまり、ボクは何も言わないけどなんとなく５営業日後にあがるといいなーって思ってる。
デザイナーさんは何も言わないけど、４営業日後にあげてくる。みたいなやつです。
これ、何も考えずにやってたら危ないです。
一方で、これができるくらい信頼関係のある方と仕事ができたら、それはストレスないだろうなーと思うわけです。
この記事から分かるように、ディレクションと阿吽の呼吸はタスク管理において非常に重要な要素です。ディレクションと阿吽の呼吸ができれば、タスク管理はスムーズに行えますし、仕事の品質も向上します。また、人間関係も良好になりますし、仕事へのモチベーションも高まります。
私自身もディレクターとして阿吽の呼吸を意識した際に、以下のような効果がありました。
- エンジニアやデザイナーなどのメンバーから信頼されるようになった。
- メンバーから積極的に提案や意見が出るようになった。
- メンバー同士の協力や連携がスムーズになった。
- プロジェクトの進行や品質が向上した。
- 仕事のやりがいや楽しさを感じるようになった。
このように、ディレクションと阿吽の呼吸は、タスク管理において大きなメリットをもたらします。しかし、阿吽の呼吸は一朝一夕にできるものではありません。それでは、阿吽の呼吸を実現するためには、どのようなコミュニケーションや行動が必要なのでしょうか。次の章では、そのコツをご紹介します。
阿吽の呼吸で仕事がはかどるコツ
前の章では、タスク管理と阿吽の呼吸の関係についてお話しました。阿吽の呼吸は、指示する側と指示される側が互いに信頼し合って協力することで生まれるものです。しかし、それを実現するためには、両者が意識的にコミュニケーションや行動を改善する必要があります。ここでは、阿吽の呼吸で仕事がはかどるコツを以下のようにまとめました。
指示する側のコツ
- 明確かつ具体的に指示する：指示する際には、「何を」「いつまでに」「どんな感じで」やるべきかを明確かつ具体的に伝えます。曖昧な指示は、指示される側に混乱や不安を与えますし、思い通りの結果が得られない可能性が高まります。また、指示する内容は、文書やチャットなどで記録しておくと、後で確認や修正がしやすくなります。
- 無理のない範囲で指示する：指示する際には、指示される側の能力や状況やモチベーションを考慮して、無理のない範囲で指示します。過度な期待や要求は、指示される側に負担やストレスを与えますし、作業の品質や速度にも影響します。また、指示される側からの要望や相談に対しては、柔軟に対応します。
- フィードバックを適切に与える：指示される側から報告された内容や成果物に対しては、フィードバックを適切に与えます。フィードバックは、指示される側の成長や改善に役立ちますし、指示する側と指示される側の間で共通認識を持つことができます。フィードバックを与える際には、「良かった点」「改善すべき点」「次回への期待」などを具体的かつ建設的に伝えます。
指示される側のコツ
- 確認と報告をしっかり行う：指示された内容や進捗状況や問題点などを確認と報告をしっかり行います。確認と報告は、指示される側自身の理解度や作業状況を把握することができますし、指示する側に安心感や信頼感を与えることができます。確認と報告を行う際には、「自分が理解した内容」「現在の進捗状況」「発生した問題や対策」などを明確かつ具体的に伝えます。
- 自分なりに工夫や提案をする：指示された内容に対して、自分なりに工夫や提案をします。工夫や提案は、指示される側の能力や状況やモチベーションを高めることができますし、指示する側に協力的であることを示すことができます。工夫や提案をする際には、「自分の考えた方法や理由」「期待される効果やメリット」などを明確かつ具体的に伝えます。
- フィードバックを素直に受け止める：指示する側からのフィードバックに対しては、素直に受け止めます。フィードバックは、指示される側の成長や改善の機会ですし、指示する側と指示される側の間で共通認識を持つことができます。フィードバックを受け止める際には、「感謝の言葉」「反省点や改善点」「次回への意気込み」などを明確かつ建設的に伝えます。
このように、指示する側も指示される側も、阿吽の呼吸を実現するためには、コミュニケーションや行動を改善する必要があります。しかし、これらのコツは一度で身につくものではありません。日々の仕事の中で、継続的に実践していくことが大切です。そうすれば、徐々に指示する側と指示される側の信頼関係が成熟していきます。そして、ちょうど良いタスク管理ができるようになります。
おわりに
この記事では、タスク管理と阿吽の呼吸というテーマで、指示する側と指示される側が互いに信頼し合って協力することの大切さを伝えました。阿吽の呼吸は、タスク管理において大きなメリットをもたらします。しかし、阿吽の呼吸は一朝一夕にできるものではありません。日々の仕事の中で、コミュニケーションや行動を改善していくことが必要です。
この記事が、タスク管理に悩むビジネスマンの方々にとって、少しでも役に立つものになれば幸いです。ああ明日からまた会社か、と沈んでいる気持ちを少しでも和らげてあげたいと思います。阿吽の呼吸で仕事がはかどるように、頑張ってくださいね。
最後まで読んでくださってありがとうございました😊
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